Nadwyżka w podatku VAT – co musisz wiedzieć?

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej przez czynnego podatnika VAT może zdarzyć się sytuacja, że kwota podatku VAT naliczonego przewyższy kwotę podatku VAT należnego, czyli pojawi się tzw. nadwyżka w VAT. Czy wiesz z czego wynika taki stan rzeczy oraz jakie kroki podjąć, jeśli w Twojej firmie wystąpi taka okoliczność? W niniejszym artykule postaramy się w prosty sposób wyjaśnić Ci schemat jej powstania, wskażemy prawnie dozwolone sposoby jej odzyskania

Jak powstaje nadwyżka VAT?

Najprostszym sposobem odpowiedzenia na to pytanie jest wyobrażenie sobie przedsiębiorcy zarejestrowanego do podatku od towarów i usług, który sprzedaje swoje towary lub usługi, wystawiając faktury sprzedaży zawierające VAT należny (podatek VAT, który podlega wpłacie do Urzędu Skarbowego). Naturalnym jest, że prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca ponosi także koszty, które gromadzi i ewidencjonuje w systemie księgowym w postaci faktur lub rachunków zawierających VAT naliczony (VAT, który obniża VAT należny, a tym samym zmniejsza nasze zobowiązanie podatkowe). Wówczas, jeśli VAT naliczonego zgromadzisz więcej niż VAT należnego, powstanie nadwyżka w podatku VAT, która będzie wykazana w Twojej deklaracji podatkowej. Poniższy wzór przedstawia zatem prosty schemat opisujący dwie możliwe do wystąpienia sytuacje związane z rozliczeniem podatku od wartości dodanej.

VAT należny > VAT naliczony  =  VAT podlegający wpłacie do Urzędu Skarbowego

VAT naliczony > VAT należny  =  nadwyżka w VAT

Brak uprawnienia do odliczenia VAT

Pewnie zastanawiasz się, czy VAT możesz odliczyć od każdej faktury lub rachunku zawierającego podatek od towarów i usług. Niestety, przepisy podatkowe przewidują kilka sytuacji, które wyłączają możliwość odliczenia VAT od Twoich zakupów. Najczęściej ma to miejsce w przypadku gdy:

• nie jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT,
• jesteś czynnym podatnikiem VAT, ale nabywasz towary lub usługi, które nie mają związku z wykonywanymi przez Ciebie czynnościami opodatkowanymi (innymi słowy: Twoje wydatki mają charakter zakupów osobistych),
• nie posiadasz dokumentu uprawniającego do odliczenia VAT,
• poniesiony przez Ciebie wydatek dotyczy towarów lub usług, wobec których ustawa ogranicza możliwość odliczenia VAT (najczęściej są to usługi noclegowe oraz gastronomiczne nabywane na Twoje prywatne potrzeby, jak również koszty związane z zakupem i eksploatacją pojazdu wykorzystywanego do działalności mieszanej, tzn. prywatnie i służbowo – od tego typu wydatków masz prawo odliczyć jedynie 50% VAT),
• poniesione przez Ciebie koszty odzwierciedlają transakcje niepodlegające opodatkowaniu lub zwolnione od podatku,
• jesteś w posiadaniu pustej faktury, czyli dokumentu wystawionego przez podmiot nieistniejący lub dokumentujący transakcje, które faktycznie nie miały miejsca.

Termin odliczenia VAT od zakupów firmowych

W tym kontekście zwróć uwagę na okres uprawniający do odliczenia VAT z faktur zakupowych. Jeśli nie jesteś małym podatnikiem rozliczającym VAT metodą kasową, a zatem nie dotyczą cię przepisy szczególne, VAT będziesz mógł odliczyć najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym – w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów i usług – powstał obowiązek podatkowy, a zatem w okresie, za który sprzedawca jest zobligowany rozliczyć VAT należny. Nie musisz martwić się jednak, jeśli zapomnisz dostarczyć dokument kosztowy uprawniający do jego odliczenia lub zdarzy się inna sytuacja, która sprawi, że w danym miesiącu nie wykażesz w deklaracji podatku VAT naliczonego z konkretnego wydatku. Przepisy ustawy przewidują bowiem w tym przypadku możliwość jego odliczenia:

• w jednym z kolejnych trzech okresów rozliczeniowych, w przypadku podatników rozliczających VAT w okresach miesięcznych lub
• w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, w przypadku podatników rozliczających VAT w okresach kwartalnych.

Jeśli nawet w tym terminie nie zdołałeś odliczyć podatku VAT z dokumentów zakupowych pozostaje Ci możliwość skorygowania deklaracji JPK_V7 za okres, w którym otrzymałeś fakturę. VAT możesz odliczyć korygując deklaracje podatkowe do 5 lat wstecz.

Nadwyżka VAT – i co dalej?

Wyjaśniliśmy już pokrótce schemat rozliczania podatku VAT oraz najważniejsze kwestie i terminy związane z jego odliczeniem. Pora, aby dowiedzieć się jakie kroki podjąć w przypadku wystąpienia nadwyżki VAT. Poniżej przedstawiamy Ci trzy warianty postępowania w tej sytuacji:

• złożenie wniosku o zwrot różnicy podatku na rachunek bankowy,
• złożenie wniosku o zwrot różnicy podatku na rachunek VAT,
• przeniesienie nadwyżki na następny okres rozliczeniowy.

Pamiętaj! Urząd Skarbowy nie zwróci różnicy VAT automatycznie – konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku. Zanim zdecydujesz się na ten krok, warto, abyś skonsultował ten fakt z Twoją księgową/księgowym.

Termin otrzymania zwrotu VAT

Istnieją trzy główne terminy zwrotu podatku VAT przez US na rachunek podatnika. Są to:

• 60 dni – termin podstawowy,
• 180 dni – termin wydłużony, w sytuacji kiedy podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie wykaże żadnej sprzedaży, nawet nieopodatkowanej, a jedynie zakupy,
• 25 dni – termin skrócony, który ma zastosowanie, gdy podatnik spełnia warunki opisane w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT.

Powyższe terminy obowiązują od dnia złożenia odpowiedniej deklaracji JPK_V7, w której podatnik wykaże nadwyżkę VAT naliczonego nad należnym. Warto jednak mieć na uwadze, że Urząd Skarbowy każdorazowo ma prawo przedłużyć powyższe terminy, jeśli zdaniem urzędu wystąpią okoliczności przesądzające o konieczności dokonania dodatkowej weryfikacji w celu zbadania zasadności złożenia Twojego wniosku o zwrot podatku.