Wraz ze zbliżającym się końcem roku podatkowego nadchodzi termin sporządzenia obligatoryjnego spisu z natury, zwanego również remanentem lub inwentaryzacją. Mimo iż prawidłowe przeprowadzenie remanentu bywa dla podatników problematyczne, warto pamiętać, że pozwala on przede wszystkim zweryfikować faktyczny stan posiadanych towarów i materiałów oraz skonfrontować go ze stanem magazynowym, co pozwala wykryć ewentualne braki i zidentyfikować ich przyczynę.
Konieczność przeprowadzenia spisu z natury wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wątpliwości może czasem budzić pytanie, czy zerowy wynik remanentu zwalnia nas z obowiązku jego dokonania. Niestety, nawet w takim przypadku powinniśmy sporządzić stosowny dokument, w którym wykażemy stan zerowy. Przypadek ten dotyczy najczęściej przedsiębiorców prowadzących działalność usługową, nie handlujących towarami lub materiałami.
Bezpośrednio po dokonaniu inwentaryzacji podatnik ma obowiązek jej zaewidencjonowania w postaci wpisu w podatkowej książce przychodów i rozchodów według poszczególnych rodzajów jej składników lub w jednej pozycji (sumie) jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie należy przechowywać łącznie z księgą.
Spis z natury, jako ostatni wpis w podatkowej książce przychodów i rozchodów, zamyka naszą KPIR pod datą 31 grudnia. Dlaczego pozycja ta jest tak ważna? Zaznaczyć należy, iż wartość spisu z natury na początek i koniec roku podatkowego (czyli tzw. różnica remanentowa) wpływa przede wszystkim na podatek dochodowy, powodując podwyższenie lub obniżenie rocznego dochodu. Remanent końcowy wyższy od początkowego podwyższy twój dochód do opodatkowania, natomiast próba jego upłynnienia w postaci wyprzedaży na koniec roku może sprawić, że zoptymalizujesz swoje przyszłe obciążenia podatkowe.
Kto musi przeprowadzać spis z natury?
Są to przedsiębiorcy zobligowani do prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów (KPIR), a więc ci którzy wybrali formę opłacania podatku dochodowego w postaci:
- zasad ogólnych,
- podatku liniowego.
Zastanawiasz się co w przypadku, gdy jesteś na ryczałcie ewidencjonowanym? Obowiązek przeprowadzenia spisu z natury dla tej formy opodatkowania został zniesiony wraz z nadejściem 1 stycznia 2019 r. poza jednym wyjątkiem, kiedy jego przeprowadzenie jest nadal wymagane przepisami prawa. Wspomniany przypadek szczególny dotyczy likwidacji firmy.
UWAGA!
Pamiętaj o zachowaniu należytej staranności podczas sporządzania dokumentu z przeprowadzonego remanentu. Nie zapomnij także zawrzeć podpisów wszystkich osób uczestniczących w inwentaryzacji.
Kiedy należy sporządzić spis z natury?
Ustaliliśmy już, kto ma obowiązek sporządzenia spisu z natury. Nadeszła pora, aby przedstawić terminy jego przeprowadzenia wynikające z rozporządzenia. Zasadniczo, remanent sporządza się:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec każdego roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego,
- w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,
- w przypadku zmiany wspólnika,
- w razie zmiany proporcji udziałów wspólników,
- na dzień likwidacji działalności.
PAMIĘTAJ!
Jeśli sporządziłeś spis z natury na koniec roku podatkowego, nie musisz przeprowadzać go ponownie na dzień 1 stycznia rozpoczynającego się nowego roku. W tym przypadku pierwszy wpis w nowym roku podatkowym dotyczący wysokości remanentu początkowego będzie pokrywał się z ostatnim wpisem kończącym ubiegły rok podatkowy.
Wartość remanentu na dzień 31 grudnia 20XX = Wartość remanentu na dzień 1 stycznia 20X+1
Jakie składniki majątku wykazujemy w spisie z natury?
Zgodnie z przepisami rozporządzenia, w spisie z natury wykazujemy stan:
- towarów handlowych,
- materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych,
- półwyrobów,
- produkcji w toku,
- wyrobów gotowych,
- braków i odpadów.
Tworząc dokument z przeprowadzonej inwentaryzacji upewnij się, że spełnia on wymogi formalne określone rozporządzeniem. Poniżej znajdziesz pomocną checklistę zawierającą wszystkie dane potrzebne do sporządzenia spisu.
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwa firmy),
- data sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 24,
- jednostka miary,
- ilość stwierdzona w czasie spisu,
- cena w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikająca z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- łączna wartość spisu z natury,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości innych składników wymienionych w § 24 przez ich cenę jednostkową
- łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji …”
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników), z tym że przy prowadzeniu:
- księgarń i antykwariatów księgarskich – spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,
- działalności kantorowej – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,
- działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.
Jak wycenić poszczególne składniki majątku?
Zważywszy na różnorodność posiadanego majątku, rozróżnia się odmienne sposoby wyceny wymienione w poniższym zestawieniu. Będąc podatnikiem jesteś obowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.
| SKŁADNIK MAJĄTKU | SPOSÓB WYCENY |
| materiały i towary handlowe | wg cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia |
| półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji | wg kosztów wytworzenia |
| odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową | wg wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania |
| niesprzedane wartości dewizowe | wg cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy |
| produkcja niezakończona (przy działalności usługowej i budowlanej) | wg kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej |
| produkcja zwierzęca | wg kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej |
