W roku 2024 nałożony na polskich przedsiębiorców zostanie nowy obowiązek związany z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy wykorzystaniu KSeF formalnie istnieje od początku 2022 roku, jednakże dotychczas to rozwiązanie nie spotkało się z ochoczym odbiorem wśród polskich firm. W związku z tym, iż na razie jest to rozwiązanie fakultatywne (brak obowiązku stosowania), to niewielu podatników zdecydowało się na korzystanie z tego sposobu dokumentowania sprzedaży.
Co to KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest rządowym systemem teleinformatycznym, który kompleksowo będzie odpowiadał za proces wystawienia, przesyłania, otrzymania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. 1
Przypisano do KSeF 3 główne obszary działań:
- Fakturowanie – wystawianie faktur, dostęp do faktur wystawionych, otrzymywanie faktur od kontrahentów, którzy korzystają z KSeF
- Uprawnienia do korzystania z KSeF – nadawanie, zmieniania i odbieranie uprawnień
- Controlling i analiza – kontrola prawidłowości danych wskazanych w fakturach ustrukturyzowanych
Od kiedy obowiązek stosowania KSeF?
Wyznaczono w Ustawie dwa terminy rozpoczęcia wykorzystywania systemu KSeF, uzależniając termin od statusu podatnika VAT.
| Status Podatnika VAT | Termin wejścia obowiązku stosowania KSeF |
| Podatnik VAT Czynny | od 1 lipca 2024 roku |
| Podatnik zwolniony z VAT | od 1 stycznia 2025 roku |
Pamiętać należy jednak, iż rozpoczęcie korzystania z KSeF powinno nastąpić znacznie wcześniej niż wejście w życie wyżej wymienionych terminów. Korzystanie z nowego oprogramowania rządowego przez pierwsze miesiące rodzić może pewne trudności natury technicznej, dlatego dbając o prawidłowy proces fakturowania w firmie, Podatnik powinien z wyprzedzeniem rozpocząć naukę stosowania systemu.
KSeF a biura rachunkowe
Wejście w życie stosowania Krajowego Systemu e-Faktur umożliwi po nadaniu odpowiednich uprawnień pobieranie przez biuro rachunkowe bezpośrednio z systemu dokumentów sprzedażowych i kosztowych Klienta wprowadzonych do KSeF.
Nie zmienia to jednak faktu, iż pobrane w taki sposób dokumenty będą musiały w dalszym ciągu podlegać księgowaniu przez księgowych. Jednakże implementacja wyżej wskazanych obowiązków rodzi również ogromne wyzwania przed większością biur rachunkowych ze względu na poniższe fakty.
- Wsparcie Dla Klientów: Biura rachunkowe powinny pomagać swoim klientom w implementacji i korzystaniu z KSeF.
- Raportowanie: Biura rachunkowe muszą być w stanie skutecznie korzystać z KSeF w celu zbierania e-faktur i informowaniu o ewentualnych błędach.
- Znajomość Przepisów: Biura rachunkowe muszą być dobrze zaznajomione z przepisami dotyczącymi KSeF, tak aby prawidłowo interpretować i przekazywać informacje dotyczące e-faktur.
- Bezpieczeństwo Danych: Przechowywanie i przekazywanie danych e-faktur musi odbywać się z zachowaniem odpowiednich standardów bezpieczeństwa.
- Rozwój Technologiczny: Biura rachunkowe muszą być gotowe do wykorzystania nowych technologii związanych z KSeF, takich jak oprogramowanie do obsługi e-faktur, które ułatwia przetwarzanie i przekazywanie e-faktur.
Biuro P&N Księgowość jest w pełni gotowe na rozpoczęcie obsługi księgowej klientów z wykorzystaniem integracji z KSeF. Nasz zespół odbył odpowiednie szkolenia w tym zakresie, a integracja naszego systemu wFirma z kontami KSeF Klienta rozpoczenie się już z początkiem 2024 roku.
- https://www.parp.gov.pl/component/content/article/84850:ksef-nowe-rewolucyjne-rozwiazanie-w-polskim-systemie-podatkowym ↩︎
